时间是有限的,这句话对不对?我们一般会说:对。其实,我告诉你,时间是无限的。你看,地球存在了多少年了?几十亿年。还能存在多少年?也要几十亿甚至上百亿年吧。那太阳呢?银河系、河外星系,还有人类没有发现的,乃至整个宇宙呢?无穷无尽……
但是,就个体而言,人的时间却是有限的。要不然,我们来讨论时间的问题,你可能就会说,这跟我有什么关系?所以,我们只谈跟大家有关的问题。因为,我们没有时间扯淡。
我们说过,时间管理的首要任务在提升自身的生命价值。这无疑是大家最关心的问题。
那么,决定时间管理成败的关键是什么呢?就是,养成好习惯。
因此,我们建议大家养成10个时间管理的好习惯,在细述之前,有必要了解清楚,时间管理的三大原则是什么?如何把握?
1.能不做吗?
一生的时间相当有限,一天的时间更是短促。任何人想要把自己要做的事情全部做完,几乎是不可能的。不能合理安排自己的时间,就是浪费。浪费时间就是浪费生命!既然如此,为什么不慎重选择,放弃不该做、不必做的事情,集中时间把该做、必做的工作做好呢?
2.能少做吗?
大凡有些成就的人,大多数集中毕生的时间,做好少数的一两件事情。但是,一般人没有那么幸运,只能够做很多事情,却没有一样专精。多做不如少做,在某种角度看来,真的是很有道理。因此,我们说,能少做吗?是为时间管理的重要选择原则。
3.能改变吗?
多做不如少做,少做不如不做。然而,有些人却非多做不可,一少做便不行。比方说,一个老板,老觉得总经理的工作不如人意,就主动帮助总经理处理一些事情,那总经理就没事情可做了,他就干经理的活儿,经理干主管的活儿,主管干员工的活儿,员工没活儿干会怎么样?想老板的事儿。这在管理学上称之为“上侵下职”,这是很多管理者乐此不疲,经常干的事情;高阶做低阶的事情,当然是游刃有余,轻松愉快,好像自己很能干一样;但是,结果呢?最后造成严重资源浪费,以致效能低下,并且走入这种恶性循环的怪圈。这都是习惯使然。要改变,只有从习惯上面求改变。
明白时间管理的人,遇事首先应该想到:能不做吗?如果不做反而很好,绝对不要做。若是做不做没有什么不同,或者说差别不大,也不要做。实在觉得不做不行时,再选择“做”的途径。
当然,做也有做的说法。一件事情,决定做了,你就要赶快告诉自己,不能贪心多做,使得他人不能做或少做,反而影响成果。这个时候就要自问:能少做吗?如果少做能发挥别人的能量,使整体力量产生更大的效果,当然应该少做。
事实上,在一个组织里面,尤其是做领导的,大多存在“不能少做、不能不做”的严重问题。因为,已经形成习惯,改变起来确实不是那么容易,因此,建议从下面10个方面着手,养成时间管理的好习惯。
分述如下:
第一、珍惜时间的习惯
时间管理,必须肯定[自己的时间宝贵],没有多余的时间可以浪费。因此养成习惯,力求自己在当时的时间完成合适的事情,十分重要。
第二、选择事情的习惯
由于时间有限,不可能把所有想要做的事情,全部做完。因此养成选择事情的习惯,只做该做的事,不做不该做的事,以免浪费时间。
第三、优先顺序的习惯
遇到事情便顺手去做,往往会耽误重要的事情。必须养成排定优先顺序的习惯,依照事情的重要性,依序排列,然后宽心的加快手脚,逐一加以处理。建议按照以下排序:重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、例行事务。有人说,还有一项,叫做:不重要不紧急的事情,这种事情,你连理都不要理,还要做吗?
第四、凡事计划的习惯
逐一处理事情,应该事先规划,定好步骤。因为事豫则立,有计划的运用人力、物力和财力,才能够充分利用时间,也是减少浪费的方法。这也是我们中国人的特点的优秀之处。
我们中国人做事情都是有一定的套路的,做一件新的事情之前,往往需要漫长的时间来进行周密的计划,我们会先把情况搞清楚,作出合理的判断之后,才有动作,这就叫做谋定而后动。
西方人做事情是前面比较快,后面非常慢。因为西方人做计划很快,他们几乎都是通过电脑做计划的。可是计划执行的时候,就拖拖拉拉,非常慢,因为变数太多了,诸如人事调动,技术改变,市场变化等,再加上大家的意见也不统一,计划就会进展得非常缓慢。中国人做事情是前面很慢,但是后面非常快。
比如西方人要买一部汽车,几种车一看完,就决定了要买哪个牌子的汽车。但是,他要等半年才能拿到车,因为要下订单,要运输,要走各种程序,会耽误很长时间。中国人要买车,之前会选来选去,跟售车人员扯来扯去,当下定决心要买什么车的时候,我们会说,明天就要拿到车,否则就向别家买。我们是这种先缓后急的性格。能拖就拖,当机立断。
西方人先快后慢,比较容易出差错,因为着急做了决定之后,后面的变数太多,会产生很多让人措手不及的问题。中国人是能拖就拖,拖到非做决定不可的时候,才做决定。这样决定之后,很快就能执行。因为时间短了,其中的变数很小了。
第五、机动调整的习惯
排定优先顺序,而且事先规划妥当,于是逐一付诸实施。这时候可能出现一些意料不到的变数,必须机动调整以求因应,才能因时、因地、因人、因物而制宜。这也要求我们,在安排时间的时候,一定给自己留出富余,以防突发事件占用了时间而影响进度。
第六、讲究方法的习惯
凡事第一次就做对,当然要比“试试看,再改善”要节省时间。因此讲求方法,使用有效的方法来做事,效果提升,信心倍增,也可以避免浪费时间。
第七、事后检讨的习惯
事情完毕之后,必须认真检讨得失,才能累积经验,做下次的参考。现在大家经常讲,工作要创新,我们所应该提倡的,所谓的创新,不过是不断的改善而已。一个人能够累计丰富的经验,改善工作方法,将来在处理事情上,必能节省许多时间。
第八、量力而为的习惯
越来越多的人,希望多做一些事情,这种积极进取的态度,原本很好。可惜伴随而来的,是不幸的“过劳死”。人最重要的是生活,而非其他。工作不过是为了让我们更好的生活。所以量力而为,适可而止,也是十分重要的习惯。
第九、不断学习的习惯
时代不断向前,科技不断进步,人人都需要不断的学习,才能够适应新的生活方式。学习新的方法,使用新式工具,当然可以节省时间。
第十、轻松愉快的习惯
时间的压力,易催人老,易使人逃避现实。一个人必须时常保持轻松愉快的心情,才能够自动自发的迎接挑战,并且从容不迫地完成正确的事情。我们经常讲,什么是生产力?在中国,我愿意就是生产力!
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